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Realizar un seguimiento de los negocios: beneficios de una base de datos de arte

Realizar un seguimiento de los negocios: beneficios de una base de datos de arte


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Si eres un artista que trabaja, sabes cuánto tiempo y esfuerzo se necesita para hacer un seguimiento de toda la información de tus piezas. En este artículo de Daniel Grant, conozca los entresijos de las bases de datos de administración de colecciones para artistas y comience a administrar su estudio como un jefe.

Contabilidad del siglo XXI

Los 17th El artista holandés del siglo Johannes Vermeer solo produjo 30 o más pinturas durante toda su carrera. Si bien eso puede no parecer mucho, desde el punto de vista de la contabilidad es definitivamente más fácil hacer un seguimiento de un puñado de obras de arte que los cientos que la mayoría de los artistas producen hoy. Si su producción es superior a 30 anualmente, hacer un seguimiento de cuándo se crea la obra de arte, su título, dónde se muestra o vende, y por cuánto, puede ser una pesadilla. Los sistemas de seguimiento de artistas típicos pueden variar desde tarjetas de archivo hasta hojas de cálculo de Excel. Pero un número creciente de artistas ha recurrido a las bases de datos de gestión de colecciones basadas en la nube para catalogar su trabajo.

¿Qué significa "basado en la nube"? Por definición, se refiere a datos y aplicaciones que se administran desde múltiples servidores en una variedad de ubicaciones. Esto se opone al software anterior a la nube que se ejecutó en un servidor físico en una ubicación. Ahora, si un servidor se cae, otros en la nube pueden responder inmediatamente desde cualquier parte del mundo. Por lo tanto, siempre podrá acceder al contenido de su base de datos de arte. Y viene con la capacidad de recuperar esa información desde cualquier dispositivo.

En cualquier lugar, en cualquier momento Acceso

Los sistemas de gestión de bases de datos de colecciones no son nuevos. La mayoría de ellos son para galerías de arte y museos, y en consecuencia pueden ser demasiado complicados y engorrosos para la mayoría de los artistas. "La curva de aprendizaje para estas bases de datos es alta", dice Suzanne Quigley, propietaria de Art Artifact Services, una empresa de gestión de colecciones. Disminuyendo la complejidad, una clase más nueva está dirigida a artistas que tienen menos objetos pero necesidades similares para rastrear lo que poseen.

Estas empresas de bases de datos amigables con los artistas también ayudan a los suscriptores a cargar información y clasificarla de manera que aumente la facilidad de acceso. Lo más significativo es que los artistas pueden acceder a sus cuentas a través de una aplicación en sus teléfonos. Ahora pueden ver imágenes de su obra de arte en cualquier momento y en cualquier lugar, liberándolos de sus computadoras de escritorio.

Para muchos artistas, tener imágenes e información sobre sus obras de arte en una aplicación es la mejor parte del uso de una base de datos. "Muchos de mis clientes poseen dispositivos inteligentes, donde todo está en una aplicación", dice Claire Marmion, directora ejecutiva y fundadora de The Haven Art Group, una firma de gestión de colecciones. "Quieren poder ver su obra de arte cuando no están donde está su obra de arte. Les gusta mostrar lo que poseen a los coleccionistas. Vas a ferias internacionales de arte, que son actividades muy sociales, y todos miran los teléfonos de los demás ".

Que to Incluir en una base de datos de recopilación

Cada obra de arte tiene un rastro de papel que se puede almacenar en una base de datos de colección. La documentación de cada obra debe incluir los conceptos básicos: nombre del artista, título y fecha de la obra, dimensiones, medio y tema. Indique si se había comprado (nombre del comprador y recibo de compra) y cualquier historial de propiedad (procedencia). Incluya fotografías de la obra de arte. Muestra más de una imagen, con y sin el marco, así como la firma. También puede haber una evaluación del seguro, historia de la exhibición y literatura (reseñas, artículos, catálogos y libros) e informes de condición.

Toda esta información es valiosa para los compradores actuales y potenciales. Pero también es valioso especialmente para las compañías de seguros en caso de robo o daño. El valor de una obra de arte "está en la información" al respecto, dice Doug Milford, socio gerente de la base de datos de gestión de colecciones con sede en la ciudad de Nueva York, ArtSystems. Si una obra de arte se pierde, se la roban, se daña o se destruye, reunir toda esa información después del hecho puede ser difícil, tal vez incluso imposible. Esto puede retrasar un reclamo e incluso reducir la liquidación del seguro.

Protege tu trabajo

Las bases de datos de arte han seguido creciendo en popularidad, en parte debido al creciente número de desastres naturales, como huracanes, tornados e incendios forestales. Estos eventos imprevistos han llevado a los artistas a ver la necesidad de almacenar su documentación en diferentes lugares de su arte.

Además, muchos artistas tienen su trabajo en varios lugares, desde su hogar y estudio, hasta el envío a galerías. "Saber qué puede ser un desafío", admite Mary Pontillo, líder nacional de práctica de bellas artes de DeWitt Stern, una firma de corretaje de seguros. "Y enumerar elementos en una hoja de cálculo o en Google Doc se vuelve rebelde", dice ella.

El precio de almacenar información

Las bases de datos, como las unidades de almacenamiento físico, cobran una tarifa mensual. La tarifa varía según la cantidad de obras de arte para catalogar y la cantidad de dispositivos que necesitan acceso. Por ejemplo, la base de datos de gestión de colecciones con sede en Londres ArtLogic, que abrió su oficina en Nueva York en 2018, cobra $ 80 por mes para usuarios individuales cuyas colecciones tienen 1,500 o menos piezas y que acceden a la base de datos a través de un iPad y un iPhone.

Artwork Archive es menos costoso y cobra entre $ 6 y $ 19 por mes, dependiendo de la cantidad de imágenes almacenadas. En una página de perfil público, una imagen de cada obra incluirá el título de la pieza, sus dimensiones y medio, fecha, tema, un número de inventario, dónde se encuentra y su precio, así como la información de contacto del artista. Además, los artistas no solo usan Artwork Archive para administrar su inventario, sino que los compradores potenciales también usan el sitio como una fuente en línea de material disponible. Justin Anthony, cofundador de Artwork Archive, señala que muchos artistas envían enlaces a galerías en las que están interesados ​​en mostrar sus obras. "Ayuda a los artistas a presentarse profesionalmente", dice Anthony.

Personalización

El proceso de carga de datos a la base de datos no solo pretende ser fácil e intuitivo, sino que a menudo hay páginas personalizadas útiles. Por ejemplo, las características de la página de la base de datos pueden incluir dónde y cuándo se vendió una pieza en particular, el precio minorista pagado y lo que recibió el artista, e información sobre el comprador. Algunos servicios también proporcionan calendarios, recordando a los usuarios, por ejemplo, cuándo se deben presentar propuestas o solicitudes. Consulte los cuadros que revelan dónde se realizan la mayoría de las ventas y cómo se compara un año con otro. Además, puede almacenar información de contacto de clientes, proveedores y galerías, todo en un solo lugar. "Es un diseño impulsado por el usuario", dice Anthony.

Seguridad primero

Anthony señaló que la seguridad siempre ha sido una "máxima prioridad" en Artwork Archive. No ha habido ninguna violación de datos desde que la compañía se formó en 2010. Más preocupante para los artistas, afirma, son los discos duros de las computadoras personales que mueren, especialmente cuando no hay copias de seguridad. Esto puede provocar la pérdida de información valiosa sobre sus carreras y su trabajo.

Nada, por supuesto, es 100 por ciento seguro. "Si VISA no puede evitar a los piratas informáticos, dudo que estas pequeñas empresas de gestión de colecciones en la nube puedan evitarlo", dice Quigley. Recomienda que los artistas hagan una copia de seguridad de su documentación no solo en la nube, sino también en una memoria USB guardada en una caja de seguridad. William Fleischer, director de la compañía de seguros Bernard Fleischer Sons, está de acuerdo en que los artistas deben reunir y organizar información sobre sus obras de arte. Agrega que también es importante "tener una copia de seguridad en papel".

Haz tu tarea

Los beneficios de una base de datos de gestión de colecciones basada en la nube son claros, pero hay advertencias. Quigley expresó su preocupación por la cantidad de compañías de bases de datos que han surgido en los últimos años. ¿Sobrevivirán todos? Si uno se vuelve loco, ¿qué sucede con los datos de los usuarios?

Como abogado, Pontillo recomienda que los posibles suscriptores de bases de datos "examinen el contrato con un profesional externo de TI". ¿Quiere saber quién es el propietario de los datos, usted o la empresa de la base de datos? ¿Puedes extraer los datos en cualquier momento? Y, si termina la relación con una empresa, ¿también se rescinden los datos? En resumen, asegúrese de hacer su tarea para que no haya sorpresas. Luego, vea si una base de datos de arte puede ser una herramienta esencial para hacer que su negocio de estudio sea más eficiente.

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